Informativa sulla privacy

Riepilogo della nostra informativa sulla privacy

Questa è una sintesi della nostra nuova informativa sulla privacy che entra in vigore il 25 maggio 2018. Copre tutti i siti Zoho qui collegati e tutti i prodotti e servizi contenuti in tali siti. L’ informativa dettagliata segue la stessa struttura della presente sintesi e costituisce il documento legale vero e proprio.

Il nostro impegno per la privacy: Zoho non ha mai venduto i vostri dati per scopi pubblicitari, né ha mai lucrato mostrandovi annunci di terze parti. Ciò non fa parte della nostra politica. Questo è il nostro approccio da quasi vent'anni e intendiamo perseverare in questa direzione. La presente informativa precisa quali informazioni personali vengono raccolte, che uso ne facciamo, chi può accedervi e cosa l’utente può fare a riguardo.

Parte I - Informazioni raccolte e controllate da Zoho

Raccogliamo solo le informazioni di cui abbiamo effettivamente bisogno. Alcune di queste sono informazioni che ci vengono fornite attivamente quando l’utente si registra per creare un account, per partecipare a un evento, per chiedere assistenza o per effettuare acquisti nel nostro sito. Salviamo il suo nome e le sue informazioni di contatto, ma non i numeri di carta di credito (se non a seguito di permesso accordato e in uno dei nostri gateway per pagamenti sicuri).

Quando l’utente visita uno dei nostri siti web o utilizza il nostro software, registriamo automaticamente alcune informazioni di base, come ad esempio: come è giunto al sito, dove ha navigato all'interno di esso e quali funzioni e impostazioni ha utilizzato. Utilizziamo queste informazioni per migliorare i nostri siti web e servizi e per guidare lo sviluppo di nuovi prodotti.

A volte riceviamo informazioni indirettamente. Se l’utente chiede informazioni sui nostri prodotti tramite uno dei nostri programmi referral o partner di rivendita, o accede a uno dei nostri prodotti tramite un fornitore di servizi di autenticazione come LinkedIn o Google, le sue informazioni di contatto ci vengono automaticamente trasmesse. Utilizziamo queste informazioni per evadere le richieste dell’utente. Se l’utente interagisce col nostro marchio sui social media (ad esempio mettendo “mi piace”, commentandolo, twittandolo, citandolo o seguendolo), avremo accesso alle sue interazioni ed alle informazioni del profilo. Le informazioni rimarranno comunque disponibili anche se verranno successivamente rimosse dal sito del social media.

Cosa facciamo con le informazioni dell’utente

Utilizziamo le informazioni dell’utente per fornire i servizi che ci ha richiesto e per creare, mantenere e controllare il suo account in caso di attività non autorizzate. Parimenti le impieghiamo per poter comunicare all’utente informazioni su prodotti che sta utilizzando, per le richieste di assistenza, per informazioni su nuovi prodotti di possibile gradimento, per avere un feedback e per comunicare gli aggiornamenti delle informative. Analizziamo le informazioni che raccogliamo per comprendere le esigenze degli utenti e per migliorare i nostri siti web e servizi.

Siamo tenuti a disporre di una base giuridica per la raccolta e l'elaborazione dei dati. Nella maggior parte dei casi otteniamo il consenso dall’utente; oppure abbiamo bisogno delle informazioni per fornire all’utente il servizio richiesto. Qualora non si verifichi alcuno dei predetti casi, è necessario dimostrare che disponiamo di un'altra base giuridica, come ad esempio i nostri legittimi interessi commerciali.

È possibile per l’utente rifiutare alcuni tipi d’impiego delle informazioni, evitando di fornire informazioni fin da subito oppure non fornendole in un secondo momento. È inoltre possibile disattivare i cookie per impedire al browser di fornirci informazioni. In tal caso alcune funzioni del sito potrebbero non funzionare correttamente. I cookie di terze parti sono completamente disabilitati in tutti i siti web e prodotti Zoho.

Consentiamo l’accesso alle informazioni personali dell’utente solo ai dipendenti e collaboratori di Zoho che hanno legittima necessità di utilizzarle. Qualora sia necessario condividere informazioni personali con altre parti (come ad esempio: sviluppatori, fornitori di servizi, registrazioni di domini e partner commerciali), queste devono avere adeguate misure di sicurezza e un valido motivo, ad esempio la necessità di servire l’utente.

Lo Spazio Economico Europeo (SEE) prevede alcuni diritti per le persone interessate (tra cui l'accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati e il diritto di opposizione e di reclamo). Zoho si impegna a fornire all’utente i medesimi diritti indipendentemente dal luogo in cui vive.

Conserviamo i dati per tutto il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate nella presente informativa sulla privacy. Quando viene meno la legittima necessità di elaborazione dei dati personali, provvediamo alla loro cancellazione, a renderli anonimi o a isolarli, a seconda dei casi.

 

Parte II - Informazioni che Zoho elabora per conto dell'utente

Nel caso in cui l'utente tratti dati di altre persone utilizzando le applicazioni Zoho, ad esempio informazioni sui propri clienti o dipendenti, ce ne affida la relativa elaborazione. I dati personali ci vengono altresì affidati nel caso in cui l’utente utilizzi un'applicazione mobile Zoho e le permetta l’accesso ai propri contatti e alla propria galleria. I dati che ci vengono affidati per l'elaborazione sono denominati dati di servizio.

I dati di servizio sono in possesso dell'utente. Li proteggiamo, ne limitiamo l'accesso e li elaboriamo esclusivamente secondo le istruzioni dell’utente. È possibile accedervi, condividerli tramite integrazioni di terze parti e richiederne l'esportazione o l'eliminazione.

Conserviamo i dati nell’account personale dell’utente per tutto il tempo in cui lo stesso sceglie di utilizzare i servizi Zoho. Dopo aver chiuso l'account, i dati verranno automaticamente cancellati entro 6 mesi dal nostro database attivo ed dopo altri 3 mesi dai nostri backup.

Se l’utente risiede nell'Area Economica Europea ed è convinto che qualcuno ci abbia affidato i suoi dati per poterli elaborare (per esempio, il proprio datore di lavoro o una società di cui utilizza i servizi), può richiederci di intraprendere alcune azioni. Per esercitare tali diritti, si prega di contattare la persona o la società che ci ha affidato i dati, in modo da poterci permettere una collaborazione finalizzata all’espletamento della richiesta.

Parte III - Generalità

Vi sono dei casi in cui sono indispensabili alcune restrizioni alla privacy. Qualora si renda necessario i vostri dati personali saranno divulgati per adempiere a un obbligo legale, per prevenire frodi, per far rispettare un contratto o per proteggere la sicurezza dei nostri utenti. Attualmente Zoho non osserva i segnali Do Not Track dei browser Internet; nel momento in cui vi sarà uno standard universale per la loro elaborazione l’azienda si impegnerà a rispettarlo.

I siti web di terze parti e i widget dei social media rispettano le proprie politiche sulla privacy. Prima di condividere informazioni personali con terzi, controllare sempre la relativa informativa sulla privacy.

L’utente può in ogni caso contattarci per porre domande su pratiche relative alla privacy, richiedere un addendum di elaborazione dei dati conforme alla GDPR, avvisare se ritenete siano stati raccolti dati personali di un minore, o chiedere che i propri dati personali vengano rimossi dai blog o forum. È inoltre possibile verificare i Criteri di sicurezza e l’informativa sulla privacy

Zoho contatterà l’utente per rendere note eventuali modifiche importanti all’informativa sulla privacy, o, nel caso alquanto improbabile, qualora la propria attività venga alienata.

 

Informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy è rilasciata dal Gruppo Zoho costituito da tutte le entità qui elencate (collettivamente, "Zoho", "noi", "noi" o "nostro") ed entrerà in vigore a partire dal 25 maggio 2018. Si applicherà a tutte le nostre divisioni: Zoho, ManageEngine, Sito24x7 e WebNMS.

Impegno per la privacy di Zoho

Da quasi 20 anni Zoho tutela la privacy dei propri clienti ed utenti, una scelta intrapresa molto prima che il concetto di privacy diventasse un argomento discusso, politicamente corretto e giuridicamente vincolante. La raccolta delle informazioni viene limitata ai dati essenziali dal punto di vista commerciale, o necessari per completare una transazione. I clienti vengono tenuti al corrente delle informazioni detenute e viene data loro la facoltà di sottrarsi da alcuni obblighi specifici. L’impegno più significativo intrapreso da Zoho è quello di non generare alcun guadagno da inserzioni pubblicitarie, nemmeno dalle edizioni gratuite dei propri prodotti. Ciò significa che il conflitto d’interesse generato dalla raccolta di informazioni per alimentare introiti pubblicitari viene evitato, così come l'inevitabile minaccia alla privacy dei clienti che ne deriverebbe.

L'obiettivo di questa politica è quello di fare chiarezza sulle informazioni che vengono raccolte su clienti e utenti, come le stesse vengono utilizzate e come non saranno mai impiegate. Purtroppo questa informativa risulta essere parecchio lunga; ma si rende necessario affrontare senza ambiguità tutti i casi rilevanti. Il linguaggio adottato sarà il più semplice e diretto possibile.

Ambito di applicazione della presente informativa sulla privacy

La presente informativa sulla privacy si applica a tutti i siti Web Zoho collegati. Si applica inoltre ai prodotti e servizi forniti da Zoho attraverso i predetti siti web, alle applicazioni Zoho per dispositivi mobili e alle applicazioni pubblicate disponibili sia sul mercato online di Zoho che in altri mercati online di terze parti. La presente informativa sulla privacy non si applica ad alcuno dei nostri siti web, prodotti o servizi che adottano una politica sulla privacy indipendente.

La presente informativa sulla privacy è divisa in tre parti:

Parte I - Informazioni raccolte e controllate da Zoho

Questa parte rende note le modalità con cui Zoho raccoglie e utilizza le informazioni sui visitatori del sito web, sui potenziali clienti, sugli utilizzatori di prodotti e servizi e su altri soggetti che contattano Zoho tramite moduli o indirizzi e-mail pubblicati sui propri siti web o siti ad essi collegati.

Parte II - Informazioni che Zoho elabora per conto dell'utente

Questa parte tratta le modalità con cui Zoho gestisce i dati che l'utente gli affida nel momento in cui utilizza i propri prodotti e servizi, oppure quando condivide informazioni personali o riservate mentre richiede assistenza.

Parte III - Generalità

Questa parte tratta argomenti che sono rilevanti sia per la parte I che per la parte II e altri argomenti generali come gli impegni in materia di sicurezza intrapresi da Zoho e le informazioni che verranno inviate agli utenti nel caso di variazioni all’informativa sulla privacy.

 

Parte I - Informazioni raccolte e controllate da Zoho

Quali informazioni raccoglie Zoho?

Zoho raccoglie informazioni sui propri utenti solo se necessita delle stesse per adempiere a qualche legittimo scopo. Zoho otterrà informazioni sull'utente solo ed esclusivamente se: (a) l'utente stesso avrà provveduto a fornirle, (b) Zoho le ha raccolte automaticamente o (c) Zoho le ha ottenute da terzi. Di seguito vengono descritti i vari scenari che rientrano in ciascuna di queste tre situazioni e le informazioni raccolte in ciascuna di esse.

Informazioni inviate dall’utente

i. Iscrizione account : Quando l’utente si iscrive per registrare un account o per per accedere a uno o più servizi, verranno chieste informazioni come nome, numero di contatto, indirizzo email, nome della società e stato, necessari per poter completare il processo di registrazione dell'account. Verrà altresì richiesto all’utente di scegliere un nome univoco e una password per accedere all'account creato. L’utente è libero di inviare ulteriori informazioni quali foto, fuso orario e lingua, tuttavia queste non sono necessarie per registrare un account. Successivamente alla registrazione l'utente avrà la possibilità di scegliere una domanda di sicurezza e una risposta alla stessa che, se fornite, verranno utilizzate esclusivamente allo scopo di reimpostare la password.

ii. Registrazioni ad eventi e invio di altri moduli: Vengono salvate le informazioni inviate quando (i) ci si registra ad un qualsiasi evento, compresi webinar o seminari, (ii) ci si iscrive alla newsletter o a qualsiasi altra mailing list, (iii) si invia un modulo per scaricare prodotti, white paper o altro materiale, (iv) si partecipa a concorsi o si risponde a sondaggi, (v) si invia un modulo per richiedere assistenza clienti o per contattare Zoho per qualsiasi altro scopo.

iii. Esecuzione di pagamenti : Nel caso di acquisti effettuati nel sito Zoho, viene richiesto di fornire il proprio nome, le informazioni di contatto, i dati della carta di credito o altre informazioni relative al conto di addebito. Quando vengono forniti dati relativi alla carta di credito, Zoho salva il nome e l’indirizzo del possessore, la data di scadenza e le ultime quattro cifre del numero. Non viene memorizzato l’intero numero della carta. Per permettere una rapida esecuzione di pagamenti futuri, Zoho potrà, previa approvazione da parte dell’utente, memorizzare i dati della carta di credito o altre informazioni relative al pagamento in formato crittografato nei server protetti dei propri fornitori di servizi gateway di pagamento.

iv. Testimonianze : Nel caso di autorizzazione alla pubblicazione di testimonianze relative a prodotti e servizi su siti web Zoho, è possibile che il nome dell’utente a altre informazioni personali vengano incluse nella testimonianza. Sarà tuttavia data l'opportunità di esaminare e approvare la testimonianza prima di procedere alla sua pubblicazione. Se si desidera aggiornare o cancellare la propria testimonianza, é sufficiente contattare: privacy@zohocorp.com 

v. Interazioni con Zoho : E’ possibile che le occasioni di interazione tra utente e Zoho vengano salvate, analizzate e utilizzate, ugualmente potrebbe essere per le conversazioni via e-mail, via telefono e chat intercorse tra utente ed addetti alla vendita o all’assistenza clienti, con la finalità di migliorare il rapporto tra Zoho ed i propri clienti/utenti

Informazioni raccolte automaticamente

i. Informazioni da browser, dispositivi e server : Quando l’utente visita i siti web Zoho, vengono raccolte informazioni che i browser web, i dispositivi mobili e i server mettono a disposizione, come ad esempio l'indirizzo del protocollo internet, il tipo di browser, la lingua preferita, il fuso orario, l'URL di riferimento, la data e l'ora di accesso, il sistema operativo, il produttore del dispositivo mobile e le informazioni sulla rete mobile. Queste informazioni vengono incluse nei file di log con lo scopo di migliorare la conoscenza dei visitatori dei siti web.

ii. Informazioni provenienti da cookie di prime parti e tecnologie di tracciamento : Vengono utilizzati cookie temporanei e permanenti per identificare gli utenti dei servizi Zoho e per migliorare l'esperienza dell'utente stesso. Degli identificatori univoci vengono incorporati nei prodotti scaricabili per monitorare l'utilizzo degli stessi. Vengono inoltre utilizzati cookie, beacon, tag, script e altre tecnologie simili per identificare i visitatori, tenere traccia della navigazione nel sito, raccogliere informazioni demografiche su visitatori e utenti, verificare l'efficacia delle campagne e-mail sia per i visitatori target sia per coinvolgere gli utenti monitorando le attività sui siti web Zoho. Nei siti web Zoho vengono utilizzati solo cookie di prime parti e non cookie o altre tecnologie di tracciamento di terze parti. Ulteriori informazioni su cookie utilizzati nei siti web Zoho "visibili qui.Vengono utilizzati Local Shared Objects (LSO) di prime parti quali HTLM5 per memorizzare informazioni e preferenze relative al contenuto e per fornire determinate funzionalità.

iii. Informazioni provenienti dai registri delle applicazioni e dall'analisi dei dati di utilizzo delle applicazioni mobili : Dai registri delle applicazioni e dagli strumenti interni di analisi vengono raccolte informazioni sull'utilizzo di prodotti, servizi e applicazioni mobili da parte degli utenti. Zoho le utilizza per comprendere come poter migliorare i propri prodotti sulla base dell'uso e delle necessità aziendali. Queste informazioni includono clic, scroll, funzioni a cui si accede, tempo e frequenza di accesso, errori generati, dati sulle prestazioni, memoria utilizzata, impostazioni e configurazioni utente, dispositivi utilizzati per l’accesso e loro localizzazione.

Informazioni raccolte da terze parti

i. Iscrizioni tramite fornitori di servizi di autenticazione confederati : È possibile accedere ai servizi Zoho utilizzando fornitori di servizi di autenticazione confederati che vengano supportati, come LinkedIn, Microsoft e Google. Tali servizi autenticheranno l'identità dell'utente e forniranno all'utente l'opzione di condividere con Zoho determinate informazioni personali quali nome e indirizzo e-mail.

ii. Referenze : In caso di referenze su prodotti o servizi Zoho comunicate all'utente attraverso uno dei programmi idonei al caso, potrebbero venire trasmesse a Zoho informazioni personali come nome, indirizzo e-mail e relative all’utente stesso. L'utente potrà contattare Zoho all'indirizzo privacy@zohocorp.com per richiedere la rimozione dal database di tali informazioni. Qualora vengano fornite a Zoho informazioni su una determinata persona, o su un determinato utente, Zoho impiegherà tali informazioni solo ed esclusivamente per il motivo specifico per cui sono state fornite.

iii. Informazioni provenienti da partner commerciali e fornitori di servizi : Se l'utente dovesse contattare un partner commerciale Zoho, oppure esprimere interesse per uno qualsiasi dei relativi prodotti o servizi, il partner commerciale potrà trasmettere a Zoho nome, indirizzo e-mail, nome della società e altre informazioni. Qualora l’utente si registri o partecipi a un evento sponsorizzato da Zoho, l'organizzatore dell'evento potrà condividere con l’azienda le relative informazioni. Zoho può altresì ricevere informazioni sull’utente da siti di recensione, qualora lo stesso rilasci commenti su prodotti e servizi; oppure da fornitori di servizi di terze parti a cui Zoho si appoggia per commercializzare i propri prodotti e servizi.

iv. informazioni provenienti dai social media e da altre fonti accessibili al pubblico : Quando l'utente interagisce col marchio Zoho su siti di social media come Facebook, Twitter, Google+ e Instagram attraverso post, commenti, domande e altre forme di interazione, possono venire raccolte informazioni pubblicamente disponibili, incluse informazioni sul profilo, che consentono a Zoho di connettersi con l'utente stesso, migliorare i propri prodotti o avere una panoramica più completa delle reazioni e dei problemi degli utenti. Una volta raccolte, queste informazioni continueranno a rimanere a disposizione di Zoho, anche se verranno rimosse dai social network. Zoho può altresì aggiungere e aggiornare le informazioni in proprio possesso attraverso altre fonti pubblicamente disponibili.

Finalità dell'utilizzo delle informazioni

In aggiunta alle finalità di cui sopra, possiamo utilizzare le informazioni relative all’utente per le seguenti finalità:

  • per comunicare all'utente (ad esempio tramite e-mail) informazioni relative a prodotti scaricati e servizi per i quali l'utente si è registrato, modifiche alla presente informativa sulla privacy, modifiche ai termini di servizio o avvisi importanti;
  • per tenere l’utente aggiornato su nuovi prodotti, servizi, eventi, offerte, promozioni e altre informazioni che possano risultare di suo interesse;
  • per richieste di partecipazione a sondaggi, o per sollecitare un feedback su prodotti e servizi;
  • per configurare e mantenere un account e per espletare tutte le operazioni necessarie per la fornitura di servizi, come ad esempio favorire la collaborazione, consentire la
  • fornitura di hosting per siti web e posta elettronica, il backup e il ripristino dei dati dell’utente;
  • per comprendere come gli utenti utilizzino i prodotti e i servizi, per monitorare e prevenire problemi e per migliorare sia i prodotti che i servizi; fornire assistenza ai clienti, analizzare e migliorare le interazioni con i clienti;
  • per individuare e prevenire transazioni fraudolente e altre attività illegali, per segnalare spam e per proteggere i diritti e gli interessi di Zoho, degli utenti di Zoho, di terzi e pubblici;
  • per aggiornare, espandere e analizzare i record, identificare nuovi clienti e fornire prodotti e servizi che possano essere di gradimento;
  • per analizzare le tendenze, amministrare i siti web e tenere traccia delle navigazioni dei visitatori sugli stessi, con lo scopo di capire cosa i visitatori stiano cercando e fornire loro aiuto;
  • monitorare e migliorare le campagne di marketing e fornire suggerimenti rilevanti per l'utente.

Basi giuridiche per la raccolta e l'utilizzo delle informazioni

Basi legali di elaborazione applicabili a Zoho : Se l’utente è una persona fisica dello Spazio Economico Europeo (SEE), la nostra base giuridica per la raccolta e l'utilizzo delle informazioni dipende dai dati personali interessati e dal contesto in cui vengono raccolti. La maggior parte delle nostre attività di raccolta ed elaborazione delle informazioni si basano tipicamente su (i) necessità contrattuali, (ii) uno o più interessi legittimi di Zoho o di terzi che non siano prevaricati dagli interessi di protezione dei dati o (iii) il consenso dell'utente. Talvolta Zoho potrebbe essere legalmente obbligata a raccogliere informazioni o potrebbe aver bisogno di informazioni personali per proteggere eventuali interessi vitali, siano questi relativi all’utente o a terza persona.

Ritiro del consenso : Nei casi in cui Zoho utilizza il consenso dell’utente come base giuridica, quest’ultimo ha il diritto di revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, senza tuttavia influire su eventuali trattamenti che hanno già avuto luogo.

Avviso relativo agli interessi legittimi: : Nel caso in cui Zoho si basi su interessi legittimi per costituire una base giuridica e tali interessi legittimi non siano stati precedentemente specificati, verrà adeguatamente spiegato all’utente quali sono i predetti interessi legittimi nel momento in cui Zoho raccoglierà le informazioni relative all’utente.

Scelta dell'utente in merito all’utilizzo delle informazioni

Eliminazione delle comunicazioni elettroniche non essenziali : L'utente potrà scegliere di non ricevere newsletter e altri messaggi non essenziali da parte di Zoho selezionando la funzione "annulla l'iscrizione" presente in ogni e-mail inviata. Tuttavia, continuerà a ricevere le e-mail transazionali essenziali.

Disattivare i cookie : È possibile disattivare i cookie del browser prima di visitare i nostri siti Web. Tuttavia, in questo caso potrebbe non essere più possibile utilizzare correttamente alcune funzioni dei siti web.

Informazioni facoltative : È possibile scegliere di non fornire informazioni opzionali sul profilo, come ad esempio la foto. È anche possibile eliminare o modificare le informazioni opzionali del profilo. Quando si inviano moduli collegati ai nostri siti web è sempre possibile optare per una non compilazione dei campi non obbligatori.

Con chi vengono condivise le informazioni personali

Tutte le entità del gruppo Zoho elencate qui hanno accesso alle informazioni di cui alla parte I. Le informazioni personali non vengono messe in vendita. Zoho condivide le informazioni dell'utente solo nei modi descritti nella presente informativa sulla privacy e solo con soggetti che adottano adeguate misure di riservatezza e sicurezza.

Dipendenti e collaboratori esterni : : I dipendenti e i collaboratori esterni di tutte le entità del gruppo Zoho hanno accesso alle informazioni di cui alla parte I solo se strettamente necessario. Tutti i dipendenti e i collaboratori esterni delle entità del gruppo Zoho sono tenuti a rispettare la presente informativa sulla privacy per quanto concerne i dati personali che vengono condivisi.

Fornitori di servizi di terze parti : Potrebbe essere necessario condividere le informazioni personali dell'utente e le informazioni aggregate o non identificate con fornitori di servizi di terze parti coi quali Zoho collabora, quali ad esempio partner di marketing e pubblicitari, organizzatori di eventi, fornitori di analisi web e processori di pagamento. Tali provider sono autorizzati ad utilizzare le informazioni personali o i dati dell'utente solo nella misura necessaria a fornire i servizi pertinenti.

Registrazioni di dominio : Nel caso di registrazione di un dominio su Zoho attraverso società di registrazione dei nomi di dominio, vengono condivisi nome e informazioni di contatto, così come indirizzo fisico, indirizzo email e il numero di telefono, nel rispetto delle regole di registrazione ICANN dei domini.

Partner commerciali : Zoho può condividere informazioni personali coi partner commerciali incaricati ad operare nell’area dell’utente al solo scopo di autorizzare un contato, fornire informazioni sui prodotti scaricati dall’utente o sui servizi a cui l’utente stesso si è registrato. Zoho offre all’utente la possibilità di scegliere di non continuare a lavorare con un determinato partner.

Sviluppatori di applicazioni per il mercato : Quando si installa o si acquista un'applicazione sviluppata utilizzando le API di Zoho e pubblicata sul mercato online di Zoho, il nome e indirizzo e-mail dell’utente verranno condivisi con lo sviluppatore dell'applicazione, in modo che quest’ultimo possa interagire con l'utente in qualità di fornitore di tale applicazione o servizio. Zoho non controlla l'uso dei dati personali da parte degli sviluppatori, in quanto lo stesso viene disciplinato dalle loro proprie politiche sulla privacy.

Altri casi : Altri scenari in cui é possibile la medesima condivisione delle informazioni di cui alle parti I e II verranno descritti nella parte III.

Diritti dell'utente in relazione alle informazioni ad esso pertinenti e detenute da Zoho in qualità di responsabile del trattamento

Qualora l’utente si trovi nello Spazio Economico Europeo (SEE), può esercitare i seguenti diritti in relazione alle informazioni detenute da Zoho. Zoho si impegna a fornire all’utente i medesimi diritti indipendentemente dal luogo in cui vive.

Diritto di accesso : L'utente ha il diritto di accedere (e ottenere una copia, se necessario) alle categorie di dati personali che lo riguardano, inclusa la fonte delle informazioni, lo scopo e il periodo di elaborazione, e le persone a cui le informazioni vengono condivise

Diritto di rettifica : L'utente ha il diritto di aggiornare le informazioni che lo riguardano o di correggere eventuali inesattezze. In base allo scopo di utilizzo delle informazioni, l’utente può richiedere a Zoho di inserire nel proprio database informazioni personali aggiuntive.

Diritto alla cancellazione: : : L'utente ha il diritto di richiedere la cancellazione dei propri dati personali in determinate circostanze, ad esempio quando questi non sono più necessari allo scopo per il quale erano stati originariamente raccolti.

Diritto alla limitazione del trattamento : L'utente può altresì esercitare il diritto di far limitare l'utilizzo dei propri dati in determinate circostanze, ad esempio in caso di contestazione relativa all’utilizzo degli stessi. Zoho tuttavia potrà avvalersi della facoltà di accertare se vi siano stati motivi imperativi e legittimi per il loro impiego.

Diritto alla portabilità dei dati : Nei casi in cui le informazioni vengono elaborate col consenso dell’utente o da mezzi automatizzati, l’utente ha la facoltà di trasferire le proprie informazioni a terzi in un formato strutturato di uso comune e leggibile meccanicamente.

Diritto di opposizione : L'utente ha il diritto di opporsi all'utilizzo dei propri dati in determinate circostanze, come ad esempio l'utilizzo dei propri dati personali a fini di marketing diretto.

Diritto di reclamo : L’utente ha la facoltà di presentare un reclamo all'autorità di vigilanza competente in caso di lamentele relative alla modalità in cui Zoho raccoglie, utilizza o condivide le proprie informazioni personali. Questo diritto potrebbe non essere esercitabile qualora nello stato di residenza dell’utente non esista un'autorità di controllo che si occupi della protezione dei dati.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo i dati per tutto il tempo necessario ad adempiere alle finalità indicate nella presente informativa sulla privacy. A volte, le informazioni dell'utente possono essere conservate per periodi più lunghi, come consentito o richiesto dalla legge, ad esempio per mantenere elenchi di soppressione, prevenire abusi, in riferimento a un procedimento legale se necessario, per far rispettare accordi, per ragioni fiscali, contabili o per ottemperare ad altri obblighi di legge. Una volta venuta meno la legittima necessità di elaborazione dei dati personali, Zoho provvederà alla loro cancellazione, a renderli anonimi o a isolarli, a seconda dei casi. Inoltre, le informazioni verranno archiviate in modo sicuro e isolate in dischi di backup per non permettere ulteriori elaborazioni, fino al momento in cui verranno definitivamente eliminate.

 

Parte II - Informazioni che Zoho elabora per conto dell'utente

Informazioni affidate a Zoho e scopo

Informazioni fornite in relazione ai servizi : L’utente può affidare a Zoho informazioni controllate da lui stesso o dalla sua organizzazione ("l’utente") riferite all'utilizzo di servizi o richieste di assistenza tecnica relativa ai prodotti Zoho. Ciò include informazioni relative a clienti e dipendenti (nel caso in cui l’utente sia un controller) o dati che lo stesso utilizza per conto di un'altra persona per assolvere a finalità specifiche, come un cliente a cui vengono forniti servizi (nel caso in cui l’utente sia un processor). I dati possono essere memorizzati nei server Zoho quando viene fatto uso dei servizi forniti, oppure quando vengono trasferiti o condivisi a seguito di una richiesta di supporto tecnico o di altri servizi.

Informazioni da dispositivi mobili : Se autorizzato, alcune delle applicazioni mobili Zoho hanno accesso alla fotocamera, alla cronologia delle chiamate, alle informazioni di contatto, alla raccolta di foto e ad altre informazioni memorizzate sul dispositivo mobile. Le applicazioni richiedono tale accesso per dar seguito al servizio. Analogamente, nel caso si autorizzi l’accesso, le informazioni basate sulla posizione vengono altresì raccolte, a titolo esemplificativo, per scopi quali: la localizzazione di contatti vicini o l'impostazione di promemoria basati sulla posizione. Queste informazioni saranno condivise esclusivamente con i fornitori di mappe e saranno utilizzate solo per la mappatura delle posizioni degli utenti. È possibile disattivare in qualsiasi momento l'accesso delle applicazioni mobili a queste informazioni modificando le impostazioni sul dispositivo mobile. I dati memorizzati nel dispositivo mobile e le informazioni sulla posizione a cui le applicazioni hanno accesso saranno utilizzati nel contesto dell'applicazione mobile e trasferiti e associati all’account personale relativo ai corrispondenti servizi (nel tal caso i dati saranno memorizzati nei server Zoho) o prodotti (nel tal caso i dati rimarranno in possesso dell’utente, a meno che questi non li condivida).

(Tutte le informazioni affidate a Zoho sono collettivamente denominate "dati di servizio")

Proprietà e controllo dei dati di servizio

Zoho è consapevole che i dati di servizio sono di proprietà dell’utente, per tal ragione viene concesso all’utente un loro controllo totale tramite la possibilità di (i) accedere agli stessi, (ii) condividerli tramite integrazioni sostenute da terze parti e (iii) richiederne l'esportazione o l'eliminazione.

Come vengono utilizzati i dati di servizio

I dati di servizio vengono elaborati da Zoho nel momento in cui l’utente ne fornisce istruzione tramite i moduli dei servizi disponibili. Ad esempio, in caso di emissione della fattura, vengono utilizzate informazioni del cliente quali nome e indirizzo; oppure quando l’utente utilizza il servizio dedicato alla gestione delle campagne marketing tramite e-mail, vengono utilizzati gli indirizzi delle persone presenti nella sua mailing list.

Notifiche push

Se l’utente ha abilitato la funzione di notifica nelle applicazioni desktop e mobili, riceverà notifiche tramite un fornitore di notifiche push quale Apple Push Notification Service, Google Cloud Messaging o Windows Push Notification Services. È possibile gestire le preferenze di notifica push o disattivarle, semplicemente escludendo la funzione di notifica nelle impostazioni dell'applicazione o del dispositivo.

Con chi vengono condivise le informazioni personali

Gruppo Zoho e subincaricati di terze parti: : Al fine di fornire servizi e supporto tecnico per i prodotti, l'ente appaltante all'interno del gruppo Zoho intrattiene rapporti con altriorganismi del gruppo e terze parti

Dipendenti e collaboratori esterni : L’accesso ai dati di servizio viene consentito ai dipendenti del gruppo Zoho e ai collaboratori esterni che operano per Zoho, per dar seguito alla fornitura dei servizi (collettivamente i "dipendenti") in modo che possano (i) identificare, analizzare e risolvere gli errori, (ii) verificare manualmente le e-mail segnalate come spam per migliorare il rilevamento dello stesso, o (iii) verificare manualmente le immagini acquisite che vengono inviate per appurare l'accuratezza del riconoscimento ottico dei caratteri. Zoho garantisce che l’accesso ai dati di servizio da parte dei propri dipendenti è registrato e controllato e ristretto a specifiche persone. I dipendenti Zoho hanno inoltre accesso a dati che l’utente condivide consapevolmente per dar seguito ad interventi di assistenza tecnica o per permettere la loro importazione in prodotti o servizi. I dipendenti Zoho vengono informati in merito alle linee guida sulla privacy e la sicurezza. Inoltre, all’interno del gruppo, vengono rigorosamente applicate le norme di salvaguardia della privacy.

Collaboratori e altri utenti : Alcuni prodotti o servizi consentono a Zoho di cooperare con altri utenti o terze parti. L'avvio di una cooperazione potrebbe consentire ad altri collaboratori di visualizzare alcune o tutte le informazioni del profilo utente. Ad esempio, quando l’utente apporta delle modifiche a un documento condiviso, appariranno sia il proprio nome che l’immagine del profilo, in modo da rendere facilmente comprensibile agli altri collaboratori chi sia stato l’autore delle modifiche.

Attivazione integrazioni di terze parti : : L'integrazione con prodotti e servizi di terze parti è possibile per la maggior parte dei prodotti e servizi Zoho. Se si sceglie di abilitare eventuali integrazioni di terze parti, è possibile consentire alle stesse di accedere alle informazioni sul servizio e alle informazioni personali dell'utente. L’utente è invitato a prendere visione dei documenti sulla privacy dei relativi a servizi e prodotti offerti da terze parti prima di abilitare le loro integrazioni.

Altri casi : Ulteriori scenari in cui è possibile la medesima condivisione delle informazioni di cui alle parti I e II verranno descritti nella parte III.

Conservazione delle informazioni

Conserviamo i dati nell’account personale dell’utente per tutto il tempo in cui lo stesso sceglie di utilizzare i servizi Zoho. Una volta soppresso l'account, i dati dell’utente verranno eliminati dal database attivo durante la successiva fase di pulizia, che avviene una volta ogni 6 mesi. I dati eliminati dal database attivo verranno eliminati dai backup dopo 3 mesi.

Richieste della persona interessata

Se l’utente proviene dall'area economica europea e ritiene che le proprie informazioni siano memorizzate, utilizzate o elaborate per conto di uno dei nostri clienti, si consiglia di contattare direttamente il cliente qualora sia necessario accedere, correggere, cancellare, limitare o opporsi all'elaborazione o all'esportazione dei propri dati personali. Zoho fornirà sostegno ai propri clienti per poter rispondere alle richieste dell’utente in un lasso di tempo ragionevole.

 

Parte III - Generalità

Informazioni personali relative a minori

I prodotti e servizi Zoho non sono destinati ai minori di 16 anni. Zoho non raccoglie consapevolmente informazioni personali da utenti di età inferiore ai 16 anni. Qualora si entri in contatto con informazioni personali fornite da un minore di 16, verranno adottate opportune misure per eliminarle. Qualora si ritenga che un minore di 16 anni abbia fornito informazioni personali, è auspicabile dettagliare il fatto al seguente indirizzoprivacy@zohocorp.com Zoho adotterà le misure necessarie per cancellare le informazioni relative al minore in proprio possesso.

Quanto sono sicure le informazioni dell'utente

Zoho prende molto sul serio la sicurezza dei dati. Per tal motivo Zoho ha ottenuto la certificazione per gli standard industriali quali ISO27001:2013 e SOC 2 Type II. Sono state altresì adottate misure per implementare adeguati criteri amministrativi, tecnici e fisici di salvaguardia, per prevenire l'accesso non autorizzato, l'uso, la modifica, la divulgazione o la distruzione delle informazioni personali. In caso di dubbi sulla sicurezza dei dati, è possibile consultare la sezione del sito web relativa alla Politica di sicurezza   o scrivere a security@zohocorp.com per ulteriori informazioni.  

Responsabile della protezione dei dati

Zoho ha nominato un responsabile della protezione dei dati per poter verificare che la gestione delle informazioni personali avvenga in conformità con la presente informativa sulla privacy. In caso di domande o dubbi relativi alle norme sulla privacy adottate da Zoho in relazione alle informazioni personali da essa detenute, è possibile rivolgersi al responsabile della protezione dei dati inviando un messaggio di posta elettronica al seguente indirizzo  dpo@zohocorp.com o scrivendo a: Responsabile della protezione dei dati, Zoho Corporation BV, Hoogoorddreef 15, 1101 BA Amsterdam, Paesi Bassi.

Sedi e trasferimenti internazionali

Le informazioni personali e i dati di servizio dell’utente vengono condivise all'interno del gruppo Zoho. Accedendo o utilizzando prodotti e servizi, o fornendo in altro modo a Zoho i propri dati personali o dati di servizio, l'utente acconsente all’elaborazione, al trasferimento e alla memorizzazione dei propri dati personali o dei dati del servizio negli Stati Uniti d'America, nello spazio economico europeo (SEE) e in altri paesi in cui opera Zoho. Tale trasferimento è soggetto a un accordo tra le società del gruppo basato sul modello di clausole contrattuali della Commissione Europea.

Addendum al trattamento dei dati

Per consentire all’utente di essere conforme agli obblighi di protezione dei dati previsti dal regolamento generale sulla protezione dei dati, Zoho si rende disponibile a sottoscrivere un addendum relativo all’elaborazione dei dati (LPD) basato sulle clausole contrattuali standard. È possibile richiedere un LPD a Zoho completando questo modulo. Una volta ricevuta la richiesta, l’LPD verrà inviato per poter essere sottoscritto.

Richieste di Do Not Track (DNT)

Per alcuni browser internet è stata attivata la funzione "Do Not Track" (DNT), per mezzo della quale i browser inviano un segnale (chiamato segnale DNT) ai siti Web visitati, indicando che non si desidera essere tracciati. Attualmente, non esiste uno standard che specifichi cosa i siti web possono o dovrebbero fare quando ricevono questi segnali. Per il momento, Zoho non agisce in risposta a questi segnali.

Link esterni sui siti web Zoho

Alcune pagine dei siti web Zoho possono contenere link a siti web che non sono collegati alla presente informativa sulla privacy. In caso di invio di proprie informazioni personali a siti di terze parti, queste verranno trattate ai sensi dalle politiche sulla privacy adottate da queste ultime. Come misura di sicurezza, viene consigliato di non condividere alcuna informazione personale con queste terze parti, a meno che le loro politiche sulla privacy non siano state preventivamente verificate.

Blog e forum

Zoho offre blog e forum accessibili al pubblico sui propri siti web. Si prega di notare che qualsiasi informazione fornita su questi blog e forum potrebbe venire utilizzata per contattare l'utente con messaggi indesiderati. La divulgazione di informazioni personali nei blog e forum Zoho deve essere fatta con cautela. Zoho non si rende responsabile delle informazioni personali che gli utenti decidono di divulgare all'interno delle proprie testimonianze. I messaggi pubblicati e alcune informazioni relative al profilo personale potrebbero rimanere visibili anche dopo la chiusura dell’account Zoho. Per richiedere la rimozione dei propri dati dai blog e forum Zoho, è necessario contattare privacy@zohocorp.com

Widget dei social media

I siti web Zoho includono widget di social media come ad esempio i pulsanti "Mi piace" di Facebook e i pulsanti "Tweet" di Twitter, che consentono di condividere articoli e altre informazioni. Tali widget possono raccogliere informazioni relative all'indirizzo IP dell'utente e la pagina visitata sul sito Zoho. Possono inoltre impostare un cookie per consentire ai widget di funzionare correttamente. Le interazioni dell'utente con tali widget sono disciplinate dalla politica sulla privacy dell'azienda che li fornisce.

Informativa in ottemperanza agli obblighi legali

Potrebbe essere giuridicamente richiesto di conservare o divulgare i dati personali e i dati di servizio relativi all’utente, in conformità con eventuali leggi, regolamenti, procedimenti legali o richieste governative applicabili, inclusa la necessità di rispettare requisiti di sicurezza nazionali.

Esercizio dei diritti

Zoho può divulgare informazioni personali e dati di servizio a terzi qualora ritenga che tale divulgazione sia necessaria per prevenire le frodi, indagare su sospette attività illegali, applicare i propri accordi o politiche, o proteggere la sicurezza degli utenti.

Trasferimenti di azienda

Zoho non intende vendere la propria attività. Tuttavia, nel remoto caso in cui ciò accada; oppure venga posta in atto un’acquisizione o fusione, Zoho si assicurerà che l'entità acquirente sia legalmente vincolata a onorare i propri impegni nei confronti degli utenti. Sarà data notifica via e-mail o attraverso un avviso ben visibile sul sito web nel caso in cui avvengano cambiamenti di proprietà o nell'uso delle informazioni personali e dati di servizio. Saranno altresì rese note eventuali scelte che l’utente potrà fare relativamente alle informazioni personali e ai dati di servizio.

Conformità alla presente informativa sulla privacy

Zoho fa tutto il possibile, incluse le revisioni periodiche, per assicurare che le informazioni personali fornite dall'utente vengano utilizzate in conformità con la presente informativa sulla privacy. In caso di dubbi inerenti l’adesione a questa informativa sulla privacy da parte di Zoho o il modo in cui i dati personali vengono utilizzati, si prega di scrivere a privacy@zohocorp.com L’utenteti riceverà risposta e, se necessario, verranno coordinate attività per affrontare efficacemente i problemi esposti assieme alle autorità di regolamentazione competenti.

Notifiche di modifica

Zoho può modificare l’informativa sulla privacy in qualsiasi momento, rendendo note all'utente le variazioni apportate per mezzo di un annuncio di servizio o inviando un'e-mail al suo indirizzo di posta elettronica. Qualora vengano apportate modifiche ai termini che influiscono sui diritti dell'utente, Zoho provvederà a notificare lo stesso con almeno 30 giorni di anticipo inviando un’e-mail al suo indirizzo di posta elettronica. Se l'utente ritiene che l'informativa sulla privacy aggiornata incida sui propri diritti in relazione all'utilizzo dei prodotti o servizi, può interromperne l'utilizzo inviando a Zoho un'e-mail entro 30 giorni. La prosecuzione dell'utilizzo successivamente alla data di entrata in vigore delle modifiche apportate all’informativa sulla privacy verrà ritenuto un consenso alla stessa. In caso di modifiche non significative all’informativa sulla privacy, l’utente non riceverà alcuna notifica. Qualora l'utente nutra preoccupazioni sul modo in cui vengono utilizzate le proprie informazioni personali, può controllare periodicamente la pagina del sito https://www.zoho.com/privacy.html. http://manageengine.it/privacy.html".